Políticas de Preservação e Conservação Patrimônio Documental

Gentilmente enviado por: ER Consultoria Gestão de Informação e Memória Institucional

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A Gestão Documental pode representar muito para as instituições do ponto de vista de racionalidade e transparência administrativas.

Sobre o valor de políticas de preservação de patrimônio cultural-documental de acervos históricos dentro das instituições e de que forma são importantes como meio de garantir que informações
contidas em documentos de diferentes suportes tenham asseguradas sua permanência através do tempo, para beneficio da produção de conhecimento, pesquisa, cultura e inovação.

Com esta responsabilidade e preocupação, é que as diferentes tecnologias disponíveis no mercado, têm se transformado em coadjuvantes num trabalho que possui duas frentes: de um lado, a disponibilização de informação de qualidade em tempo reduzido, ao mesmo tempo em que, possibilita que políticas de preservação e conservação se efetivem.

A noção de patrimônio é interessante quando pensamos a massa documental
existente no interior das instituições.
O conceito de patrimônio vem se alargando contemporaneamente e neste sentido
pode tomar, não apenas, a produção humana (obras de engenharia, monumentos,
tecnologias, etc) , mas toda a produção emocional e intelectual das
sociedades (música, poesia, acarajé, entre outros). Assim, o patrimônio é um
bem cultural que permite que possamos conhecer melhor a sociedade e o mundo
que a cerca, desde que estes sejam capazes de vencer o tempo.

Como forma de auxiliar nesta definição, abaixo de forma sintética como todos estes termos polissêmicos podem ser entendidos.
Confira:
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nceituando-preservao-conservao

E é exatamente este o desafio que se coloca aos profissionais que atuam com
documentos que necessitam ter uma guarda de longa duração.
Como atuar de forma eficiente e eficaz realizando todo o trabalho de
manutenção de acervos com políticas de preservação e conservação de
documentos, ao mesmo tempo em que se garante o acesso às informações que
tais registros contém?

Como garantir que a informação seja preservada em quaisquer que sejam os
seus suportes, e que as mesmas sejam utilizadas como meios para a criação de
inovação e conhecimento?

Indubitavelmente, o que se coloca como prioritário nesta sociedade é quais
serão os critérios para definir que informações têm relevância suficiente
para justificar seu alçamento à posteridade através de investimentos em
recursos humanos, tecnológicos e financeiros para sua manutenção.

O que fica de todo o exposto acima é que a noção essencial a ser explicitada
é a de preservação e conservação de documentos.
Sinteticamente e de forma didática, poderíamos definir cada uma delas da
seguinte forma:

Preservação = ações de prevenção da deterioração e que tem como principal
objetivo o de proteger e salvaguardar o Patrimônio. É composta por técnicas
preventivas que envolvem o manuseio, acondicionamento, transporte, exposição
e o controle ambiental.

Conservação = caracteriza-se pelo conjunto de intervenções diretas,
realizadas na própria estrutura física do bem cultural, com a finalidade de
tratamento, impedindo, retardando ou inibindo a ação nefasta ocasionada pela
ausência de uma preservação. É composta por tratamentos curativos, mecânicos
e/ou químicos, tais como: higienização ou desinfestação de insetos ou
micro-organismos, seguidos ou não de pequenos reparos.

As duas ações, se realizadas enquanto políticas, garantem a integridade e
manutenção do patrimônio existente no interior de instituições e, em nosso
caso específico, os acervos documentais em seus diferentes suportes.

Com este caráter são também chamadas de ações de conservação preventiva,
cujo objetivo principal é não permitir que os documentos tenham que sofrer
processos de restauração, que representam maiores custos e demandas
especializadas.

Além destas preocupações, a importância de ações contínuas e coerentes
coloca-se como condição fundamental. Não adiantaria criar inúmeras ações sem
garantias que possam ter continuidade, ou mesmo que se consumam recursos em
demasia em uma direção, esquecendo-se completamente de outras (não
adiantaria embalagens de boa qualidade quando o local em que os materiais
estão guardados é inadequado).

Daí a necessidade de definir prioridades e planejar o futuro: estabelecendo
programas e projetos que se desdobrem e que possuam como principal objetivo
a permanência, ao mesmo tempo em que a preservação e conservação estejam
garantidas.

Este trabalho só é bem sucedido quando se conhece de perto as necessidades e
demandas internas e externas dos usuários, e possui um trabalho minucioso,
pautado em um cronograma realizável .

Um cronograma de trabalho aplicado às reais necessidades dos usuários
viabiliza passos e aponta caminhos a serem seguidos com metas claras e
objetivas. Não se perde tempo com aquilo que não importa, ao mesmo tempo em
que se enxergam rapidamente áreas de gargalos e realizações.

De tudo o que se disse, tem-se que a disponibilização de acervos via
informatização vem sendo um trabalho árduo, com inúmeras reflexões sobre a
aplicabilidade de tecnologias aos acervos históricos em geral e o
cumprimento de requisitos mínimos de preservação e conservação digital.
Não será somente a tecnologia a fazer isso!

A discussão sobre este e outros temas ligados, segue nas próximas
postagens...

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